Cara dan Panduan Menggunakan Aplikasi Microsoft Outlook

Microsoft Outlook adalah aplikasi pengelolaan informasi personal yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam bekerja. Aplikasi ini berfokus pada pengelolaan email, manajemen tugas, penjadwalan aktivitas, dan sharing informasi (khusus pengguna dari organisasi).
Selain melalui desktop, Outlook juga dapat kamu operasikan melalui perangkat mobile atau smartphone.

Jika digunakan dengan benar, aplikasi keluaran Microsoft ini akan sangat membantu mengefisienkan rutinitas kerja sehari-hari. Namun, sayangnya tidak sedikit orang yang kurang memahami cara menggunakannya. Jadi, untuk bisa menggunakan aplikasi Outlook dengan maksimal, ayo baca panduan ini terlebih dahulu!

Fungsi email Outlook

microsoft outlookSumber: Russell Smith

Fitur utama pada Microsoft Outlook adalah pengelolaan email. Sama seperti aplikasi email pada umumnya, Outlook memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima email. Untuk menulis pesan baru klik File > New > Mail Message atau dengan menekan tombol Ctrl+N pada keyboard. Kemudian cantumkan alamat email yang akan dituju dan klik tombol send.

Yang berbeda di Outlook, kamu bisa mengkonfirmasi apakah email telah sampai ke alamat tertuju dan apakah email telah dibuka. Caranya dengan mengklik File > Options > Mail > cari kolom Information Tracking > centang pada kolom Delivery message confirming dan Read receipt confirming.

Outlook juga memungkinkanmu untuk mengorganisir email masuk, dengan membuat folder-folder inbox baru untuk mengkategorikan email. Klik kanan pada folder inbox di panel navigasi, kemudian new folder dan beri nama folder. Drag email pada inbox utama ke folder baru tersebut.

Pengorganisiran inbox ini juga dapat dilakukan secara otomatis. Caranya dengan, klik Home > Rules > Create Rules, kemudian masukan filter yang kamu inginkan untuk menentukan ke folder mana sebuah email akan dimasukan.

Kemudian, kamu bisa lebih mudah menghapus email pada inbox. Klik Home > Clean Up > Clean Up Conversation untuk menghapus sebuah percakapan. Klik Home > Clean Up > Clean Up Folder untuk menghapus semua email dalam satu folder atau Home > Clean Up > Clean Up Folder & Subfolders untuk menghapus semua email di semua folder.

Selain itu, melalui aplikasi Outlook, kamu bisa mengelola banyak akun email lainnya secara otomatis. Klik File > pada Account Information, klik Add Account > masukan nama, alamat email dan password email, kemudian pilih Next > Finish.

Task Management

Smicrosoft outlookumber: CodeTwo

Untuk pengaturan tugas atau proyek dalam skala menengah kebawah, aplikasi Outlook adalah pilihan tepat. Ubah tampilan dengan mengklik Change View ke Task View, kemudian klik icon New Tasks pada toolbar atau tekan ctrl + shift + K untuk membuka layar Task. Masukan judul tugas atau proyek serta keterangan lain pada kotak yang disediakan.

Kemudian, tentukan tanggal mulai dan akhir tugas atau proyek tersebut di kolom Start Date dan Due Date. Kamu juga dapat mengatur peringatan bila sudah mendekati waktu penyelesaian tugas di Reminder. Lalu, tentukan tingkat prioritas pada kolom Priority untuk tiap tugas.

Kamu juga bisa memasukkan keterangan tambahan dengan mengklik icon Details di toolbar.
Untuk mengubah tugas yang telah dibuat, double-click pada tugas tersebut. Kamu juga bisa menghapus tugas tersebut bila tidak diinginkan.

Untuk mengerjakan tugas tersebut secara kolaboratif, klik Tasks > Assign Task, kemudian klik tombol To untuk memasukan alamat pengguna yang dituju. Setelah memasukan alamat pengguna yang dituju, klik Send. Pengguna yang dituju dapat memilih untuk menerima atau menolak tugas tersebut.

Setelah beberapa waktu, kamu dapat menandai beberapa tugas yang telah selesai dengan mengklik icon Remove from the list. Kamu dapat merubah pengaturan dengan mengklik Options > Tasks. Disini, kamu dapat merubah konfigurasi tampilan dan lama waktu bekerja.

Fungsi Kalender

microsoft outlook
9780789754981
9.8.2015

Sumber: Safari

Kalender Outlook dapat kamu gunakan untuk menyusun jadwal aktivitasmu dengan lebih terorganisir. Tampilan kalender diubah untuk menunjukkan waktu per hari, per minggu, per minggu kerja ( Sabtu dan Minggu tidak termasuk), per bulan, dan Schedule View untuk melihat kalender dalam bentuk timeline.

Pada Menu Bar Home, kamu bisa melihat icon New Appointment untuk penjadwalan aktivitas personal atau New Meeting untuk penjadwalan pertemuan dengan orang lain.

New Appointment

microsoft outlookSumber: DP Techgroup

Untuk penjadwalan personal, klik di tanggal dimana kamu perlu menjadwalkan aktivitasmu, kemudian klik icon New Appointment. Akan muncul layar Appointment, masukan topik (di kolom subject), lokasi aktivitas, dan tentukan durasi waktu aktivitas.

Untuk memasukkan keterangan, kamu bisa mengetik di kolom yang tersedia (dibawah kolom waktu aktivitas) atau klik insert untuk menyisipkan dokumen yang akan dikerjakan. Pada Icon Show as, kamu bisa menentukan pilihan keterangan lain, seperti ‘Busy’, ‘Out of Office’, dan lainnya. Informasi ini ditujukan untuk diketahui orang lain bila kamu melakukan sharing jadwal.

Di bawah Icon Show as, kamu akan menemukan Reminder. Reminder digunakan untuk memperingati bila aktivitas yang dijadwalkan sudah mendekati waktunya. Kamu dapat mengatur waktu peringatan sebelum aktivitas tersebut. Kamu juga bisa mengkategorikan aktivitas dengan mengklik icon Categorize, lalu pilih keterangan yang sesuai dengan aktivitasmu. Setelah selesai, klik icon Save & Close.

Keterangan mengenai aktivitasmu akan muncul di kalender. Jika kamu mau merubahnya, double-click di jadwal tersebut dan akhiri dengan Save & Close. Kamu juga bisa mencetak jadwal, pada layar appointment klik File > Print.

New Meeting

Gambar: https://it.sheridancollege.ca/service-catalogue/email-calendar/employee/images/outlook2016/room-booking/new-meeting.png

Sumber:Sheridan
Untuk membuat jadwal aktivitas pertemuan, kamu bisa mengklik di tanggal akan dilakukannya pertemuan kemudian, klik icon New Meeting atau klik icon Invite Attendees pada layar New Appointment.

Tampilan New Meeting akan berbentuk tampilan email dengan kolom alamat yang dituju, dan tombol Send. Masukan alamat pengguna yang dituju, topik pertemuan, lokasi, durasi pertemuan, dan pesan yang perlu disampaikan. Pengguna yang dituju akan menerima pesan, dan dapat menjawab dengan menyetujui pertemuan, persetujuan sementara, atau menolak.

Kamu juga bisa memanfaatkan Scheduling Assistant untuk membantu menentukan jadwal pertemuan yang paling sesuai. Scheduling Assistant terletak pada toolbar di layar New Meeting. Fitur ini dapat memberikan gambaran jadwal peserta pertemuan, sehingga kamu dapat menentukan jadwal dimana semua peserta tidak terhalang dengan jadwal aktivitas lain.

Informasi dibagikan hanya kepada anggota internal organisasi (kecuali Publish Online) menggunakan server Microsoft Exchange atau secara online dengan Office 365.

Sharing kalender

microsoft outlookSumber: Silat

Fitur sharing kalender ini memungkinkan kamu berbagi tentang informasi jadwalmu kepada kolega. Untuk melakukan ini, ada beberapa pilihan. Kamu dapat mengklik icon E-mail Calendar, Share Calendar atau Publish Online pada toolbar.

Untuk pengiriman melalui email, masukan kurun waktu pada kalender, dan sebarapa banyak informasi yang akan di-share, lalu klik Ok pada layar Send a Calendar via E-mail. Kemudian masukan alamat tujuan dan send. Fitur ini cocok jika kamu hanya ingin mengirim cuplikan kalendermu.

Untuk fitur Share Calendar, setelah kamu mengklik icon-nya, maka akan muncul layar share calendar. Masukan alamat tujuan dan detail yang akan dibagikan, dan klik send. Pengguna yang tertuju akan dapat melihat jadwalmu dengan lebih detail.

Sementara, Publish Online digunakan untuk mengirim kalender secara online, sehingga kalender-mu dapat dilihat semua orang secara online. Pastikan jadwal yang di Publish Online terbatas hanya untuk aktivitas yang mau kamu bagikan.

Klik disni untuk menonton video pengoperasiannya. Serta kunjungi halaman unduhnya disini.


Beragam fitur dan tampilan Microsoft Outlook kadang membuat pengguna kebingungan mengoperasikannya. Namun jika kamu sudah dapat beradaptasi dengan aplikasi ini, kamu tentu dapat meningkatkan efisiensi dalam aktivitas dan pekerjaan.

Microsoft Outlook 2016 memiliki beberapa hal yang masih dikritik, seperti kemampuan menyimpan kontak yang dapat dilakukan di versi sebelumnya, namun tidak di versi terbaru. Terlepas dari kelemahan-kelemahannya, Microsoft Outlook tetap menjadi aplikasi multifungsi yang akan sangat membantu bila kamu dapat memahaminya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *